銀葵醫院｜AI 行政文書工作坊 先認識現時 AI 工具，再學會寫清楚 prompt，透過一個 Skill 示範及親手練習，將方法帶回行政文書工作。 28 節教材 本課所有案例及練習資料均為虛構，供教學使用，不代表院方實際流程或政策。 課程安排 標準版：90 分鐘（介紹 45 分鐘＋實作 30 分鐘＋Q&A 15 分鐘） 精簡版：75 分鐘（介紹 30 分鐘＋實作 30 分鐘＋Q&A 15 分鐘） AI 工具與 LLM 基本功 標準版 0–45 分鐘｜45 分鐘 精簡版 0–30 分鐘｜30 分鐘 Skill 示範與親手練習 標準版 45–75 分鐘｜30 分鐘 精簡版 30–60 分鐘｜30 分鐘 Q&A 提問與交流 標準版 75–90 分鐘｜15 分鐘 精簡版 60–75 分鐘｜15 分鐘 精簡版只縮短工具與 Prompt 解說，保留完整 Skill 示範與練習，以及最後 15 分鐘問答。實作為示範 8 分鐘、學員操作 18 分鐘、分享核對 4 分鐘。行政助手、提示詞工具箱及五題自測是課後延伸。 從行政工作認識 AI 標準版 0–3 分鐘｜3 分鐘；精簡版 0–2 分鐘｜2 分鐘 01 認識工具，學會交代，再親手試（標準版 2 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：知道今天會帶走哪些工作方法。 先看現時 AI 工具各自適合甚麼工作，再學習 LLM 提示詞的基本原則。最後看一個 Skill 示範，兩人一組完成自己的文書練習，並保留問答時間。 本課所有行政案例均為虛構，不代表銀葵醫院的實際流程。工具功能以現場所用帳戶為準，不需要一次註冊全部工具。 重點 • 按任務選擇 AI 工具 • 用清楚 prompt 交代工作 • 示範後，自己用 Skill 練習 行政例子（虛構） 今天的任務：將一段行政素材，變成有依據、可核對的文書草稿。 學員行動 想一項你經常重複處理的文書工作。 ──────── 02 AI、LLM、工具，有甚麼分別？（標準版 1 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：分清模型能力與實際工作介面。 AI 是一類技術；LLM（大型語言模型）擅長處理和產生語言。ChatGPT、Claude、Gemini 等是讓我們使用模型及其他功能的工具。 同一工具可能同時提供對話、搜尋、檔案分析及操作功能。收到流暢答案，不表示已查過資料，更不表示已執行或寄出。 重點 • LLM：處理與產生語言 • 工具：介面、檔案與功能 • 生成草稿後仍須核對 行政例子（虛構） 「幫我寫電郵」通常是產生草稿；「幫我寄出」則涉及真正的外部操作。 學員行動 分辨你需要草稿、資料，還是一個可編輯檔案。 ════════ 對話與文書工具 標準版 3–13 分鐘｜10 分鐘；精簡版 2–9 分鐘｜7 分鐘 03 而家 AI 工具發展到邊一步？（標準版 1 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：由工作成果理解現時工具的分工。 常見工具已不只回答問題：可以協助改寫、找公開資料、閱讀指定文件、製作簡報及準備檔案。部分代理工具更能在授權範圍內處理多個步驟。 本課按工作需要介紹工具，不以品牌排名。功能、介面及可用性會改變；先看自己帳戶實際提供甚麼，再用同一份素材測試。 重點 • 對話寫作與檔案處理 • 搜尋、來源問答與設計 • 多步驟工作代理 行政例子（虛構） 行政通知 → 對話工具；兩份文件對照 → 來源問答；培訓告示 → 設計工具。 學員行動 用「我想完成甚麼」開始選工具。 本節資料來源 OpenAI｜ChatGPT 功能概覽 https://help.openai.com/en/articles/12677804 Anthropic｜Create and edit files with Claude https://support.claude.com/en/articles/12111783-create-and-edit-files-with-claude Anthropic｜Claude Cowork 工作能力 https://claude.com/product/cowork ──────── 04 ChatGPT：草擬、整理、改寫（標準版 2 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：把零散素材交代成一項明確工作。 ChatGPT 可用對話方式協助寫作、摘要及改寫，亦提供檔案、圖片等處理功能；實際能力視所選功能及帳戶而定。 行政工作可從一小段文字開始，要求兩種輸出，再逐次修改語氣與長度。要把素材與要求分開，並核對有沒有自行新增規定。 重點 • 提供原文，再說明任務 • 指定對象、格式與語氣 • 追加要求，保留原有事實 行政例子（虛構） 將同一段文具需求資料，分別寫成正式電郵及簡短群組訊息。 學員行動 留意兩個版本的日期和要求是否一致。 本節資料來源 OpenAI｜ChatGPT 功能概覽 https://help.openai.com/en/articles/12677804 ──────── 05 Claude：由文字到工作文件（標準版 2 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：理解寫作流程與檔案產出的配合。 Claude 可協助草擬、分析及改寫內容，亦有建立或編輯 Word、Excel、PowerPoint 和 PDF 等檔案的功能。可用範圍以實際帳戶及設定為準。 可先確認內容結構，再要求檔案格式。能下載檔案不代表內容已經核准；仍要打開查看表格、分頁、日期及遺漏。 重點 • 先確認內容，再產出檔案 • 寫明需要的文件結構 • 打開成品檢查內容與版面 行政例子（虛構） 把虛構會議筆記分成「決定／待辦／待確認」，核對後再製作文件草稿。 學員行動 分開檢查「內容正確」與「檔案排版」。 本節資料來源 Anthropic｜Create and edit files with Claude https://support.claude.com/en/articles/12111783-create-and-edit-files-with-claude ──────── 06 Gemini：對話與文件整理（標準版 2 分鐘；精簡版 2 分鐘） 本節目標：了解 Google 工具中的 AI 工作方式。 Gemini 可協助對話寫作及分析上載檔案，例如整理長文件、比較內容和提取要求。它亦有連接 Google 應用的功能，實際使用視帳戶、設定與權限而定。 如果只需要處理一段文字，先直接貼上虛構素材便足夠。不要假設登入 Gemini 後就自動看得到所有 Drive 文件或電郵。 重點 • 對話處理文字與文件 • 先指定要找的資料 • 連接應用要確認可用範圍 行政例子（虛構） 提供虛構培訓通知，要求列出「對象、日期、提交方法、待確認資料」。 學員行動 檢查答案有沒有把未提供的渠道自行補上。 本節資料來源 Google｜Upload and analyse files in Gemini Apps https://support.google.com/gemini/answer/14903178?hl=en-GB ──────── 07 Microsoft 365 Copilot：在 Office 裏工作（標準版 2 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：認識熟悉的文書軟件如何配合 AI。 Microsoft 365 Copilot 可在相關工作環境協助草擬、摘要及分析，例如 Word 文件和 Outlook 郵件串。可用功能視授權、版本及管理員設定而定。 醫院是否已提供相關功能，需要課前確認。教材介紹不代表院方已開通，也不表示它可以看見或處理所有文件。 重點 • 在 Word、Outlook 等環境協助工作 • 以當前文件或郵件作背景 • 功能視帳戶與院方設定 行政例子（虛構） 將一串虛構培訓籌備電郵整理成「已決定、待回覆、下一步」。 學員行動 確認是否仍有未回覆問題被寫成已決定。 本節資料來源 Microsoft｜Copilot in Microsoft 365 https://www.microsoft.com/en-us/windows/learning-center/copilot-in-microsoft-365-on-windows-11 ──────── 08 幾款 LLM，點樣比較？（標準版 1 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：用同一份工作測試工具是否適合。 不要只憑語氣自然或品牌知名度判斷。把同一個 prompt 和同一段虛構素材交給工具，按相同標準比較，才知道哪個更適合你的工作。 可比較是否保留日期與例外、是否按指定格式、是否把未知寫成待確認，以及修改後是否保留原有事實。課堂選一款可用工具完成即可。 重點 • 同一素材、同一要求 • 比較事實、格式與缺漏 • 選自己能核對與重用的流程 行政例子（虛構） 若甲工具文筆較漂亮但加了「逾期不受理」，乙工具清楚標出未知，就要先修正甲的事實問題。 學員行動 為自己的任務訂出三項驗收標準。 ════════ 搜尋、文件與設計工具 標準版 13–23 分鐘｜10 分鐘；精簡版 9–15 分鐘｜6 分鐘 09 Perplexity：搜尋公開資料（標準版 2 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：把搜尋答案當作查閱來源的入口。 Perplexity 結合網頁搜尋與回答，提供來源連結。適合初步整理公開資料，再逐一打開原始來源核對。 搜尋結果可能有舊資訊，引用也未必支持整句結論。行政工作涉及最新時間、費用或條件時，要看原文及更新日期。 重點 • 用問題搜尋公開資料 • 打開來源核對原文 • 確認日期與適用條件 行政例子（虛構） 查公開培訓場地資料後，回到場地方網站核對地址、開放時間及申請方法。 學員行動 不要把搜尋摘要直接當成已確認通知。 本節資料來源 Perplexity｜搜尋與來源說明 https://www.perplexity.ai/help-center/en/articles/10352903-what-is-pro-search ──────── 10 NotebookLM：根據指定資料回答（標準版 2 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：學會用來源問答整理一組文件。 Google 的官方說明現以 Gemini Notebook 命名（原 NotebookLM）。它可根據加入的來源回答問題，附上內文引用，亦可把來源整理成摘要、簡報式重點或心智圖等形式。 先界定哪些文件屬於本次資料，再問具體問題。引用方便回查，但仍要打開相應段落，核對答案是否真的有依據。 重點 • 先加入指定來源 • 問具體問題，查看引用 • 核對答案與來源是否一致 行政例子（虛構） 對照兩份虛構活動安排：各自截止日期是甚麼？哪些要求不同？請列出來源段落。 學員行動 留意「來源沒有提及」也是有用的答案。 本節資料來源 Google｜Gemini Notebook（原 NotebookLM）概覽 https://support.google.com/gemininotebook/answer/16164461?hl=en ──────── 11 Gamma：把大綱變成簡報（標準版 2 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：用 AI 加快簡報初稿的組織。 Gamma 可從想法或材料建立簡報，並調整主題與版面。開始前說清楚受眾、目的、頁數和每頁主要訊息，會更容易核對結果。 AI 可能替內容加上標語、數字或圖片。製作行政培訓簡報時，要逐頁核對文字，刪去沒有來源的資訊。 重點 • 先交代受眾、目的與頁數 • 提供已核實的大綱 • 逐頁檢查文字與版面 行政例子（虛構） 將新同事簡介會大綱做成五頁簡報：目的、流程、準備、注意事項、提問。 學員行動 找出哪一頁有新增、而原文沒有的內容。 本節資料來源 Gamma｜AI presentations https://gamma.app/products/presentations ──────── 12 Canva：把內容排成告示（標準版 2 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：把已確認文字轉成易讀的視覺材料。 Canva 提供模板、設計及 AI 輔助內容功能，可協助把文字組織成告示或簡報版面。先確認文字，再選合適尺寸與設計。 漂亮版面不能代替校對。放入 AI 產生的文字或圖像後，要看清日期、標點、繁體字、對比及列印效果。 重點 • 先核實文案，再做設計 • 選告示尺寸與閱讀距離 • 校對文字、字體與對比 行政例子（虛構） 把已確認的培訓通知排成 A4 告示，清楚突出日期、地點及報名方法。 學員行動 檢查小字和重要日期是否足夠清晰。 本節資料來源 Canva｜Magic Design https://www.canva.com/magic-design/ ──────── 13 搜尋網頁，還是讀指定文件？（標準版 1 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：按資料來源選合適功能。 找最新公開資訊與整理一份已提供文件，是兩種不同任務。前者需要搜尋及核對原始來源；後者要限制 AI 只根據指定材料整理。 若只要求摘要一份文件，不應讓外部搜尋結果混進摘要。需要補充背景時，要求分開標示來源和仍未確認的部分。 重點 • 公開新資訊：搜尋後查原文 • 指定材料：界定來源範圍 • 補充資訊要分開標示 行政例子（虛構） 「這份通知要求甚麼？」應根據通知；「目前公開申請方法是甚麼？」要查最新官方資料。 學員行動 先在 prompt 寫清楚可使用的資料範圍。 本節資料來源 Perplexity｜搜尋與來源說明 https://www.perplexity.ai/help-center/en/articles/10352903-what-is-pro-search Google｜Gemini Notebook（原 NotebookLM）概覽 https://support.google.com/gemininotebook/answer/16164461?hl=en ──────── 14 文字草稿，還是可編輯檔案？（標準版 1 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：分清內容要求與輸出格式。 對話中的表格不一定已是 Excel 檔案，畫面上的文字也不一定已儲存成 Word 文件。開始前先說明你需要文字草稿、表格欄位，還是可下載檔案。 若工具當下沒有檔案產出功能，可以先取得內容再貼入院方文書軟件。產生檔案後仍須打開，核對頁數、表格及資料。 重點 • 講清楚內容結構 • 講清楚需要哪種檔案 • 下載後打開並核對 行政例子（虛構） 先整理「事項／負責人／期限／前置條件」；核對內容後，再要求可編輯的表格檔案。 學員行動 不要把「已整理文字」誤當成「已完成正式文件」。 本節資料來源 Anthropic｜Create and edit files with Claude https://support.claude.com/en/articles/12111783-create-and-edit-files-with-claude ════════ 工作代理與工具選擇 標準版 23–28 分鐘｜5 分鐘；精簡版 15–18 分鐘｜3 分鐘 15 AI Agent：由回答到處理步驟（標準版 2 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：理解代理工具的工作範圍。 AI Agent 類工具可以把目標拆成步驟，配合已連接的工具處理工作。以 Claude 的工作代理能力為例，可在獲授權範圍內協助處理檔案與任務。 工作要求要同時交代可讀哪些資料、可改哪些檔案，以及哪些步驟需要人審閱。此課的 Skill 只準備文書草稿，不會自動寄出或代替審批。 重點 • 目標 → 步驟 → 工具 → 結果 • 寫清楚資料與操作範圍 • 重要操作先由人確認 行政例子（虛構） 整理三份虛構會議筆記並產生跟進表；先展示草稿，未經確認不要修改或發送正式資料。 學員行動 分清楚「產生草稿」和「真的執行操作」。 本節資料來源 Anthropic｜Claude Cowork 工作能力 https://claude.com/product/cowork Agent Skills｜技能格式與使用方式 https://agentskills.io/home ──────── 16 由一項行政工作，反推工具（標準版 2 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：按需要的成果組合工作流程。 通知草稿可從對話工具開始；跨文件問答可考慮來源型工具；告示及簡報則可在文字核實後交給設計工具。不是每項工作都需要多款工具。 轉換工具時要再次確認素材是否適合上載。初學先用一款可用工具完成「輸入、草稿、核對、修改」四步，熟悉後再擴展。 重點 • 通知與紀錄：對話文書工具 • 來源問答：文件與搜尋工具 • 告示與簡報：核實後再排版 行政例子（虛構） 通知素材 → LLM 草稿 → 人工核對 → Canva 告示；每一步都保留同一組已確認日期。 學員行動 選一項工作，說明你會從哪類工具開始。 ──────── 17 揀工具前，確認三件事（標準版 1 分鐘；精簡版 1 分鐘） 本節目標：為接下來的文書練習做好準備。 第一，這個帳戶是否有需要的功能；第二，院方是否允許把這類資料放入這個工具；第三，產出的結果能否由你核對。沒有核准的工具，先用虛構資料或預備草稿練習。 提示詞加上「請保密」不會改變平台的資料處理設定；只刪姓名也不一定足夠。本課毋須輸入真實病人、員工個人資料或院內機密。 重點 • 帳戶功能是否可用 • 資料是否適合這個工具 • 結果是否能夠核對 行政例子（虛構） 今天只用網站內的虛構素材；未能登入時，使用預備草稿做比較與找錯。 學員行動 開好課堂可用工具，或準備找錯草稿。 ════════ 用好 LLM：Prompt 與 Skills 標準版 28–45 分鐘｜17 分鐘；精簡版 18–30 分鐘｜12 分鐘 18 Prompt 基本原則：把工作說清楚（標準版 3 分鐘；精簡版 2 分鐘） 本節目標：掌握任務、背景、資料、格式、限制五個元素。 Prompt 就是交給 AI 的工作要求。先說明要做甚麼、寫給誰及用途，再提供本次原始素材，最後列明輸出格式、語氣與不能改變的要求。 用小標題或分隔符把指令與素材分開。必要時提供一個格式範例；清楚要求比堆疊「你是世界級專家」更容易驗收。 重點 • 任務與背景：做甚麼、給誰用 • 資料與格式：根據甚麼、怎樣呈現 • 限制：保留事實、未知不猜 行政例子（虛構） 任務、背景、資料、格式、限制：五項寫清楚，唔使堆砌角色設定。 學員行動 用五個元素檢查自己常用的一句要求。 本節資料來源 OpenAI｜Prompt 基本原則 https://help.openai.com/en/articles/10032626-prompt-engineering-best-practices-for-chatgpt ──────── 19 行政通知：由模糊要求變成清楚 Prompt（標準版 3 分鐘；精簡版 2 分鐘） 本節目標：把文書要求寫成可檢查的指令。 「幫我寫好啲」沒有交代對象、目的或格式。改成明確的工作要求，並把素材放在獨立區塊，便可以檢查每一個條件是否有做到。 例如指定繁體中文、禮貌語氣、正文上限及短訊版本，同時禁止新增規定。字數及事實仍要由人核對，不要把模型自報字數當作驗收。 重點 • 模糊：幫我寫封通知 • 清楚：對象、素材、格式與限制 • 核對：時間、渠道、要求與例外 行政例子（虛構） 將「寫封通知」改成「給部門聯絡人；只按素材；主旨＋三點；未知標待確認」。 學員行動 打開完整 prompt，指出五個元素各在哪裏。 完整提示詞（可複製） 任務：根據以下素材草擬行政通知。 背景與對象：發給各部門聯絡人，使用禮貌、簡潔的繁體中文。 格式：提供主旨、正文（180 字內）、三點行動提醒，另附 70 字內群組訊息。 限制：只根據素材，不新增規則、網址、聯絡資料或承諾；必要資料缺漏則標示「待確認」。 【原始素材｜虛構】 總務組收集下月文具需求。各部門聯絡人須於 2026 年 11 月 12 日下午 5 時前，在內聯網填寫「文具需求表」。只填需要補充的項目，每個部門統一提交。急需用品請另行聯絡總務組。 本節資料來源 OpenAI｜Prompt 基本原則 https://help.openai.com/en/articles/10032626-prompt-engineering-best-practices-for-chatgpt ──────── 20 會議紀錄：先定欄位，再給素材（標準版 3 分鐘；精簡版 2 分鐘） 本節目標：用輸出範例減少格式與事實混淆。 要求 AI 分開「已確認決定」「待辦事項」「待確認事項」，並提供待辦表欄位：事項、負責人、期限、前置條件。欄位就是最簡單的格式範例。 沒有寫負責人的事項，應標示待確認；「擬於」不可以改成「已定於」。依賴其他工作的條件也要保留。 重點 • 提供欄位，讓輸出有結構 • 區分擬定與已確認 • 缺資料標待確認，不自行分工 行政例子（虛構） 事項｜負責人｜期限｜前置條件 整理講義｜行政乙｜11 月 16 日前｜行政甲先提供人數 學員行動 指出表格哪些欄位可直接從原文核對。 完整提示詞（可複製） 請把以下筆記整理成「已確認決定」「待辦事項」「待確認事項」三部分。待辦事項用表格呈現：事項、負責人、期限、前置條件。未提供的資料寫「待確認」。保留擬定安排與已確認決定的差別，不得自行安排負責人或期限。 【原始筆記｜虛構】 新同事簡介會擬於 11 月 20 日下午舉行，確實時間及場地未定。行政甲於 11 月 13 日前整理參加名單。行政乙於 11 月 16 日前整理講義，但需要甲先提供人數。誰負責預訂場地尚未決定。主管確認不用訂餐，只需準備茶水。 本節資料來源 OpenAI｜Prompt 基本原則 https://help.openai.com/en/articles/10032626-prompt-engineering-best-practices-for-chatgpt ──────── 21 第一稿之後：拆細修改，逐次改善（標準版 3 分鐘；精簡版 2 分鐘） 本節目標：用具體修訂要求控制下一輪輸出。 先確認事實，再調整語氣、長度和版面。一次只改一類要求，較容易看出差別；複雜任務也可先抽取事實，再產生草稿。 追加要求要說明保留哪些內容。例如只改語氣，但保留日期、時間、提交方式及例外安排。對話很長或改做新任務時，重新貼上最新素材與要求。 重點 • 先核實事實，再改表達 • 一次指定一類修改 • 新任務換素材，固定要求重用 行政例子（虛構） 「請改得親切一點，正文改成三點；保留所有日期、提交方法及要求，不增加新規則。」 學員行動 找出你想修改的一點，寫成具體要求。 完整提示詞（可複製） 請只修改上一份通知的語氣與組織：改得親切一點，行動提醒改成三點。保留所有日期、時間、提交方法、對象及例外安排，不增加新規則。最後簡短列出修改了哪些表達；如發現原資料缺漏，另列待確認，不要替我補上。 本節資料來源 OpenAI｜Prompt 基本原則 https://help.openai.com/en/articles/10032626-prompt-engineering-best-practices-for-chatgpt ──────── 22 寫得流暢，還要逐項核對（標準版 3 分鐘；精簡版 2 分鐘） 本節目標：把驗收標準寫進 Prompt，也親自核對。 要求 AI 列出待確認事項和核對清單，有助找到缺漏，但自檢不能保證正確。最後仍要對照原文的日期、數字、負責人、條件與例外。 遇到新增規則、猜測聯絡方法或無來源的承諾，先刪除或標待確認。正式發布按既有人工審閱流程處理。 重點 • 日期、數字、對象與渠道 • 擬定、已確認、條件與例外 • 新增內容是否有原文依據 行政例子（虛構） 原文沒有逾期安排，草稿卻加「逾期不受理」：刪除該句，再檢查其他資料。 學員行動 說出你會親自核對的三個位置。 本節資料來源 OpenAI｜Prompt 基本原則 https://help.openai.com/en/articles/10032626-prompt-engineering-best-practices-for-chatgpt ──────── 23 三個 Skills：把常用步驟保存起來（標準版 2 分鐘；精簡版 2 分鐘） 本節目標：分清單次 Prompt 與可重用 Skill。 Prompt 是這次的要求；Skill 是可重用的任務說明、步驟和資源。此課提供通知電郵、會議紀錄、文件摘要三個 Skill，固定流程與當次素材分開。 支援 Agent Skills 的平台可讀取含 SKILL.md 的技能資料夾。普通對話亦可先貼固定指示，再貼新素材練習同一流程；這不等同平台已安裝技能。 重點 • 通知電郵：講師示範 • 會議紀錄：學員練習 • 文件摘要：完成後再挑戰 行政例子（虛構） 固定 Skill：只用原文、分開未知、提供核對表。當次素材：今天的通知或會議筆記。 學員行動 下載三個 Skills，先看名稱、用途與輸出要求。 本節資料來源 Agent Skills｜技能格式與使用方式 https://agentskills.io/home Anthropic｜Use Skills in Claude https://support.claude.com/en/articles/12512180-use-skills-in-claude ════════ Skill 示範與親手練習 標準版 45–75 分鐘｜30 分鐘；精簡版 30–60 分鐘｜30 分鐘 24 講師示範：通知電郵 Skill（標準版 8 分鐘；精簡版 8 分鐘） 本節目標：看一次完整的輸入、產出、核對與修訂。 講師先展示通知 Skill 的固定指示，再提供虛構文具需求素材。由工具產生電郵及群組訊息，對照日期、渠道、部門統一提交及急需用品例外。 最後提出一個具體修訂要求，再檢查事實有沒有被改動。示範時說明哪些內容來自固定流程，哪些來自這次素材；沒有 AI 連線時可用參考草稿示範核對。 重點 • 先貼固定指示，再貼本次素材 • 核對兩種通知的相同事實 • 修改語氣後，再核對一次 行政例子（虛構） 檢查 11 月 12 日下午 5 時、內聯網、部門統一提交及急需用品另聯總務組，有沒有完整保留。 學員行動 跟住講師指出一項需要核對的內容。 ──────── 25 輪到你：用會議紀錄 Skill（標準版 18 分鐘；精簡版 18 分鐘） 本節目標：兩人一組完成自己的文書草稿。 先用會議紀錄 Skill 處理虛構簡介會筆記：一人操作、一人逐句核對，之後交換角色提出修訂。完成草稿、待確認事項及核對清單後，再打開參考答案。 實作節奏：讀題與輸入 3 分鐘、產出與核對 8 分鐘、交換角色修訂 5 分鐘、整理成果 2 分鐘。較早完成可換用文件摘要 Skill，核對是否保留例外安排。 重點 • 先做會議紀錄，參考答案先收起 • 交換角色，提出一項修訂 • 完成後可挑戰文件摘要 行政例子（虛構） 簡介會日期仍是擬定；場地及負責人未定；整理講義須先取得人數。 學員行動 完成草稿後，指出一個待確認事項及一項修正。 ──────── 26 分享與帶走：一項修正，一套流程（標準版 4 分鐘；精簡版 4 分鐘） 本節目標：把練習變成下次可重用的方法。 每組分享一項原稿中需要修正或保留待確認的內容，以及用哪一句追加要求改善結果。其他組可以參照核對方式。 保存 Skill 固定指示及個人偏好，下次換上新的任務素材，不要把本次日期寫成永久規則。課後可再試文件摘要與工具箱。 重點 • 分享一項修正及原因 • 儲存固定流程與偏好 • 下次換素材，再核對 行政例子（虛構） 把「講義完成日期是 11 月 16 日」留在本次素材；把「缺資料寫待確認」留在固定 Skill。 學員行動 寫下一項會嘗試使用 Skill 的行政工作。 ════════ 開放問答與回顧 標準版 75–90 分鐘｜15 分鐘；精簡版 60–75 分鐘｜15 分鐘 27 Q&A：由你的工作問題開始（標準版 12 分鐘；精簡版 12 分鐘） 本節目標：用現場問題釐清工具與工作方法。 可以問工具選擇、prompt 寫法、Skill 用法，或把剛才練習中不確定的一句拿出來討論。描述工作類型即可，不需提供真實敏感資料。 涉及院方帳戶、資料使用或審批安排的問題，記錄為待確認，交由相關負責同事跟進。 重點 • 這項工作適合哪類工具？ • Prompt 哪裏需要說清楚？ • Skill 如何配合我的流程？ 行政例子（虛構） 「我想整理一份活動安排，應該直接對話，還是先放入來源問答工具？」 學員行動 提出一個想帶返工作前先釐清的問題。 ──────── 28 最後提問，帶走三個習慣（標準版 3 分鐘；精簡版 3 分鐘） 本節目標：把選工具、寫要求及核對連成一套做法。 工具會持續改變，工作方法可以重用：先界定任務和資料，再寫清楚輸出要求，最後回到原文核對。Skill 幫你保存這套流程。 最後補充尚未回答的問題。課後可下載 Skills、提示詞與案例，在院方允許的工具及資料範圍內繼續練習。 重點 • 按工作成果選工具 • 把要求與素材分開 • 核對草稿後才正式使用 行政例子（虛構） 下一次先用一段短小、容易核對的虛構素材，試一次完整流程。 學員行動 帶走一個可重用 Skill，以及一項會親自核對的內容。 工具與 Prompt 官方來源（外部連結需連網） OpenAI｜ChatGPT 功能概覽 https://help.openai.com/en/articles/12677804 Anthropic｜Create and edit files with Claude https://support.claude.com/en/articles/12111783-create-and-edit-files-with-claude Google｜Upload and analyse files in Gemini Apps https://support.google.com/gemini/answer/14903178?hl=en-GB Microsoft｜Copilot in Microsoft 365 https://www.microsoft.com/en-us/windows/learning-center/copilot-in-microsoft-365-on-windows-11 Perplexity｜搜尋與來源說明 https://www.perplexity.ai/help-center/en/articles/10352903-what-is-pro-search Google｜Gemini Notebook（原 NotebookLM）概覽 https://support.google.com/gemininotebook/answer/16164461?hl=en Gamma｜AI presentations https://gamma.app/products/presentations Canva｜Magic Design https://www.canva.com/magic-design/ Anthropic｜Claude Cowork 工作能力 https://claude.com/product/cowork OpenAI｜Prompt 基本原則 https://help.openai.com/en/articles/10032626-prompt-engineering-best-practices-for-chatgpt Agent Skills｜技能格式與使用方式 https://agentskills.io/home Anthropic｜Use Skills in Claude https://support.claude.com/en/articles/12512180-use-skills-in-claude Agent Skills｜SKILL.md 格式規格 https://agentskills.io/specification