銀葵醫院 · AI 行政文書工作坊
認識工具，學會交代，再親手試
知道今天會帶走哪些工作方法。
- 按任務選擇 AI 工具
- 用清楚 prompt 交代工作
- 示範後，自己用 Skill 練習
輪到你試
想一項你經常重複處理的文書工作。
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AI、LLM、工具，有甚麼分別？
分清模型能力與實際工作介面。
- LLM：處理與產生語言
- 工具：介面、檔案與功能
- 生成草稿後仍須核對
輪到你試
分辨你需要草稿、資料，還是一個可編輯檔案。
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而家 AI 工具發展到邊一步？
由工作成果理解現時工具的分工。
- 對話寫作與檔案處理
- 搜尋、來源問答與設計
- 多步驟工作代理
輪到你試
用「我想完成甚麼」開始選工具。
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ChatGPT：草擬、整理、改寫
把零散素材交代成一項明確工作。
- 提供原文，再說明任務
- 指定對象、格式與語氣
- 追加要求，保留原有事實
輪到你試
留意兩個版本的日期和要求是否一致。
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Claude：由文字到工作文件
理解寫作流程與檔案產出的配合。
- 先確認內容，再產出檔案
- 寫明需要的文件結構
- 打開成品檢查內容與版面
輪到你試
分開檢查「內容正確」與「檔案排版」。
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Gemini：對話與文件整理
了解 Google 工具中的 AI 工作方式。
- 對話處理文字與文件
- 先指定要找的資料
- 連接應用要確認可用範圍
輪到你試
檢查答案有沒有把未提供的渠道自行補上。
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Microsoft 365 Copilot：在 Office 裏工作
認識熟悉的文書軟件如何配合 AI。
- 在 Word、Outlook 等環境協助工作
- 以當前文件或郵件作背景
- 功能視帳戶與院方設定
輪到你試
確認是否仍有未回覆問題被寫成已決定。
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幾款 LLM，點樣比較？
用同一份工作測試工具是否適合。
- 同一素材、同一要求
- 比較事實、格式與缺漏
- 選自己能核對與重用的流程
輪到你試
為自己的任務訂出三項驗收標準。
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Perplexity：搜尋公開資料
把搜尋答案當作查閱來源的入口。
- 用問題搜尋公開資料
- 打開來源核對原文
- 確認日期與適用條件
輪到你試
不要把搜尋摘要直接當成已確認通知。
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NotebookLM：根據指定資料回答
學會用來源問答整理一組文件。
- 先加入指定來源
- 問具體問題，查看引用
- 核對答案與來源是否一致
輪到你試
留意「來源沒有提及」也是有用的答案。
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Gamma：把大綱變成簡報
用 AI 加快簡報初稿的組織。
- 先交代受眾、目的與頁數
- 提供已核實的大綱
- 逐頁檢查文字與版面
輪到你試
找出哪一頁有新增、而原文沒有的內容。
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Canva：把內容排成告示
把已確認文字轉成易讀的視覺材料。
- 先核實文案，再做設計
- 選告示尺寸與閱讀距離
- 校對文字、字體與對比
輪到你試
檢查小字和重要日期是否足夠清晰。
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搜尋網頁，還是讀指定文件？
按資料來源選合適功能。
- 公開新資訊：搜尋後查原文
- 指定材料：界定來源範圍
- 補充資訊要分開標示
輪到你試
先在 prompt 寫清楚可使用的資料範圍。
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文字草稿，還是可編輯檔案？
分清內容要求與輸出格式。
- 講清楚內容結構
- 講清楚需要哪種檔案
- 下載後打開並核對
輪到你試
不要把「已整理文字」誤當成「已完成正式文件」。
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AI Agent：由回答到處理步驟
理解代理工具的工作範圍。
- 目標 → 步驟 → 工具 → 結果
- 寫清楚資料與操作範圍
- 重要操作先由人確認
輪到你試
分清楚「產生草稿」和「真的執行操作」。
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由一項行政工作，反推工具
按需要的成果組合工作流程。
- 通知與紀錄：對話文書工具
- 來源問答：文件與搜尋工具
- 告示與簡報：核實後再排版
輪到你試
選一項工作，說明你會從哪類工具開始。
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揀工具前，確認三件事
為接下來的文書練習做好準備。
- 帳戶功能是否可用
- 資料是否適合這個工具
- 結果是否能夠核對
輪到你試
開好課堂可用工具，或準備找錯草稿。
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Prompt 基本原則：把工作說清楚
掌握任務、背景、資料、格式、限制五個元素。
- 任務與背景：做甚麼、給誰用
- 資料與格式：根據甚麼、怎樣呈現
- 限制：保留事實、未知不猜
輪到你試
用五個元素檢查自己常用的一句要求。
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行政通知：由模糊要求變成清楚 Prompt
把文書要求寫成可檢查的指令。
- 模糊：幫我寫封通知
- 清楚：對象、素材、格式與限制
- 核對：時間、渠道、要求與例外
輪到你試
打開完整 prompt，指出五個元素各在哪裏。
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會議紀錄：先定欄位，再給素材
用輸出範例減少格式與事實混淆。
- 提供欄位，讓輸出有結構
- 區分擬定與已確認
- 缺資料標待確認，不自行分工
輪到你試
指出表格哪些欄位可直接從原文核對。
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第一稿之後：拆細修改，逐次改善
用具體修訂要求控制下一輪輸出。
- 先核實事實，再改表達
- 一次指定一類修改
- 新任務換素材，固定要求重用
輪到你試
找出你想修改的一點，寫成具體要求。
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寫得流暢，還要逐項核對
把驗收標準寫進 Prompt，也親自核對。
- 日期、數字、對象與渠道
- 擬定、已確認、條件與例外
- 新增內容是否有原文依據
輪到你試
說出你會親自核對的三個位置。
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三個 Skills：把常用步驟保存起來
分清單次 Prompt 與可重用 Skill。
- 通知電郵：講師示範
- 會議紀錄：學員練習
- 文件摘要：完成後再挑戰
輪到你試
下載三個 Skills，先看名稱、用途與輸出要求。
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講師示範：通知電郵 Skill
看一次完整的輸入、產出、核對與修訂。
- 先貼固定指示，再貼本次素材
- 核對兩種通知的相同事實
- 修改語氣後，再核對一次
輪到你試
跟住講師指出一項需要核對的內容。
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輪到你：用會議紀錄 Skill
兩人一組完成自己的文書草稿。
- 先做會議紀錄，參考答案先收起
- 交換角色，提出一項修訂
- 完成後可挑戰文件摘要
輪到你試
完成草稿後，指出一個待確認事項及一項修正。
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分享與帶走：一項修正，一套流程
把練習變成下次可重用的方法。
- 分享一項修正及原因
- 儲存固定流程與偏好
- 下次換素材，再核對
輪到你試
寫下一項會嘗試使用 Skill 的行政工作。
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Q&A：由你的工作問題開始
用現場問題釐清工具與工作方法。
- 這項工作適合哪類工具？
- Prompt 哪裏需要說清楚？
- Skill 如何配合我的流程？
輪到你試
提出一個想帶返工作前先釐清的問題。
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最後提問，帶走三個習慣
把選工具、寫要求及核對連成一套做法。
- 按工作成果選工具
- 把要求與素材分開
- 核對草稿後才正式使用
輪到你試
帶走一個可重用 Skill，以及一項會親自核對的內容。